PMOはいらないと考えている方もいるかと思います。しかし、現実にはPMOがいることで仕事が円滑に回っている場面を多く見てきています。
この記事ではPMOが現場に必要な3つの理由をまとめます。
PMOとして働いていながら極論ですが、PMOは不要だと考えています。ただし、現実問題として手が回らない作業があったり、全体をみる必要人間が必要ととされ、PMOという仕事が成り立っています。
現実問題必要とされているからPMOという仕事が存在しています。
目次
PMOとは
PMOとはプロジェクトマネジメントオフィスの略です。簡単に伝えればシステム開発のプロジェクトの中でまとめ役となる仕事。
PM（プロジェクトマネージャー）というプロジェクトの責任者の補佐的役割。タスクや課題の整理やプロジェクト全体の俯瞰して管理するようなイメージです。
報告資料からMTGにに利用する資料まで資料作成する場面も多いです。またMTGの進行役を担当することもあるため、議論をどう進めていくとスムーズに事が運ぶかも考えるポジションです。
PMOの仕事については別記事のPMOに向いている人材で詳しくまとめています。
PMと一緒にプロジェクト全体を管理して進めていくような仕事です。
PMO不要説
極論ですが、メンバーが問題もなく連携して、円滑にプロジェクトが進むのであればPMOは不要です。
特に大きなプロジェクトになると複数のチームが存在して、大勢のメンバーが関与します。それぞれのチームがやるべきことをこなし、各チームとの調整を経て最終的な成果物が期限までに完成することが理想です。
そのため、全てのメンバーやチームが理想的な動きをするのであればPMOは不要ですし、PMも不要なのかもしれません。
プロジェクトはあくまで成果物を作り上げるための枠組みです。成果物も少ないメンバーで期限までに作成できるのであれば、コスト面を考えてもPMOは不要となります。
まとめ役がいなくても問題なくプロジェクトが進むのであればPMOは不要です。
PMOが必要な３つの理由
PMOがいなくても問題ないというのはあくまで理想論です。現実的にはPMOがいることでプロジェクトが回っている現場は多いです。あらためてPMOが必要な理由を3つまとめます。
・PMの補佐として負担を軽減
・各チームの橋渡しとして作業の円滑化
・調整作業の引き取り役
PMの補佐役として負担を軽減
プロジェクトの責任者であるPMの補佐役としてPMOが必要です。
PMも一つのプロジェクトだけを見ているわけではなく、並行して担当することがあります。また他部署への連携や交渉だけではなく、上層部への報告等が発生することが多く、対応する必要のある仕事が多岐にわたります。
さらにMTGすることも多く全ての場所に対して資料作成や情報整理を一人で行うことにも限界があります。
PMOがいることで情報量の整理から資料作成までPMの代理で仕事を進められる存在。PMとしては一緒にPJを進める相方であり、自分が不在でも必要な作業を進めてくれる分身でもある印象です。
PMを支えるえる女房的な存在としてPMOがいて、プロジェクトが回っていくイメージです。
各チームの橋渡し役として作業の円滑化
プロジェクトに関与する各チームの橋渡しとして、円滑に作業が進めれるようにすることがPMOの仕事。
各チームはそれぞれの担当作業をすすめるがあまり、隣のチームとの連携や情報共有が漏れていることも多いです。そのため、各チームの状況や課題も含めて情報を吸い上げられるPMOの存在は大きいです。
吸い上げた情報を横に連携することだけではなく、関連する作業のスケジュールや段取りを決めていく場を設けたりと、人の間に入って決め事をする役回りです。線引や方針を明確に決めることで作業が進めやすくなります。
メンバーが各チームでの作業に集中できる環境を作ること。期限までに作業完了できるように問題解決する土壌を作ること。細かなPMOの業務は結果的にプロジェクト全体を順調に動かすことに繋がります。
人と人の間に入り、各チームがスムーズに動けるようにするための潤滑油。
調整作業の引き取り役
プロジェクトの各所で発生する調整ごとはPMOが対応。
プロジェクト全体を管理している仕事であり、取りまとめ役であるからこそ調整ごとはPMOがこなします。
アウトプットとして資料や各チームが行う作業の進捗状況を把握することはもちろんのこと。次の段階に進む際に他部署と合同で作業が発生するような場面の日程調整は大体はPMOが行うことになります。
基本的に調整ごとは面倒なことなので人はやりたくありません。調整ごと引き取って進めてくれるPMOはプロジェクト全体としても負担を軽くしていると言えます。
日程調整等を始めとする調整ごとは時間が取られがちなので、各チームがそれぞれの作業に集中できるようにする環境を作ることにも繋がります。
PMOは調整ごとを一挙に任せられるポジションです。
実体験
開発側と運転側の橋渡し役としてPMO業務を行った経験まとめます。
システム開発のプロジェクトでは開発担当チームが作り上げたシステムを運用担当チームに引き渡し手動かし始めるところで完了するイメージです。
そのため、プロジェクトとしては開発・運用両方のメンバーが存在することになります。僕は開発側のメンバーとして参画し、運用側との橋渡し役としてPMOの仕事についたことがあります。
PMOもチームで行うことがあります。今回のプロジェクトはPMの補佐として入るPMOだけではなく、ピンポイントでPMOを置くケースもあります。（あくまで予算のあるプロジェクトであったと思います。）
調整と橋渡しのプロ
プロジェクト全体をみつつ、運転側の作業進捗をメインに管理していました。
運転チームは日々のシステム運用を行っているため、定期的に夜勤業務や障害対応でメンバー不在となる場面が多数。プロジェクトのスケジュールは決まっているのでどうにか作業は進める必要があるという状況でした。
PMの補佐役ではなく、運転チームのリーダーの補佐という形での仕事がメイン。事あるごとに不在となるリーダーの代わりにMTG参加し、情報をキャッチしたり、運転チームの意向を伝達。
また運転チームの作業の都合で他部署と日程調整が必要となった作業も全て担当していました。毎月のように日程調整して、周知や日程変更の連絡。他のメンバーが仕事しやすい状況を作るためにPMOが仕事をすると行った形。
このプロジェクトでは開発・運転両チームの橋渡しかつ、調整ごと専門の存在となって仕事を進めました。結果的にプロジェクトも予定通り進み、リリース完了したので、自分の自信にもなっています。
橋渡し役兼調整ごと専門としてPMOをした経験が、自分の自信にもつながっています。
まとめ
PMOの仕事が必要な理由を3つまとめました。全体管理をしつつ、調整ごとを担当し、メンバー全体が円滑に作業できる環境を作るために必要な人材と考えています。
もちろんプロジェクトが円滑に進むのであれば、PMOは不要です。しかし現実問題必要とされているから仕事として成り立っています。
最後までお読みいただきありがとうございました。
